Bénévolat
CHANGEMENTS IMPORTANTS AU NIVEAU DU BENEVOLAT POUR LA SAISON 2018-2019
Afin de mieux répondre au besoins du club de ski et par souci de toujours d’améliorer les procédures d’inscriptions, l’équité entre les familles et répondre a certains commentaires reçus lors du sondage, le comité de bénévolat désire apporter certaines modifications au processus d’inscription du bénévolat pour la saison 2018-2019.
Il y aura 2 périodes d’enregistrement du bénévolat :
-La première en début juillet pour les positions qui nécessitent la confirmations de bénévoles tôt en saison.
( Date limite 15 juillet – tous les détails sont ci-dessous)
-La deuxième VERS la mi-octobre lorsque le calendrier de courses sera confirmé (postes en course et autres postes hors course) ( Date a venir par Constant Contact)
Pour la première période, le processus d’inscription permettra de prendre les intérêts de tous plutôt que d’avoir des postes attribués. Certains postes demeureront RÉSERVÉS pour diverses raisons (permettre la transmission des connaissances, postes confirmés pour 2 ans qui en sont a leur 2e année ou autres raisons discutées en comité). Si plusieurs personnes démontrent un intérêt et ont les pré-requis nécessaires pour le poste, un tirage au sort aura lieu.
Pour la deuxième période, la procédure de Time To Sign Up demeure en place sur une base premier arrivé-premier inscrit pour tous les postes en course et les autres postes hors course sauf pour les postes de chefs qui seront attribués en fonction des qualifications d’officiels des individus, de l’expérience en course acquise comme bénévole et shadow et de la personne responsable des courses. Si vous avez un intérêt pour des postes de chefs veuillez SVP envoyer un email benevoles@clubdeskimonttremblant.com qui transmettra votre demande à la personne responsable de la formation et-ou de la personne responsable des courses.
VOICI LES POSTES QUI SERONT OUVERTS POUR LA PREMIÈRE PÉRIODE D’INSCRIPTION:
Pour les descriptions des postes veuillez suivre le lien suivant (mise a jour au cours de l’été 2018): https://clubdeskimonttremblant.com/benevolat/
La période de prise d’intérêt se termine le 15 JUILET 2018
Postes de bénévolats ouverts en juillet 2018
* Pour ces postes les personnes seront assistées par les anciens responsables pour la première année
Pour les postes où le choix se fera selon les compétences et expériences les gens intéressés doivent nous identifier leurs compétences, leurs expériences et les raisons pour lesquelles nous devrions les choisir.
Postes abolis pour la prochaine saison :
-Aides a l’enregistrement
-Responsable Test Commotion
-Responsable Skin suit
-Responsable Réservation Hébergement U18
-Responsable Souper Bénéfice
Pour toute question sur le bénévolat et pour soumettre votre intérêt sur ces postes veuillez envoyer vos demandes à benevoles@clubdeskimonttremblant.com
Merci pour votre implication soutenue au succès du Club de Ski Mont Tremblant
Le comité de bénévolat
Le Club de ski Mont-Tremblant est un organisme sans but lucratif dont la mission est de «permettre aux jeunes de développer leur plein potentiel humain et sportif afin d’atteindre leur plus haut niveau d’excellence en ski de compétition».
Le fonctionnement et l’existence du Club reposent sur l’implication des parents d’athlète. Sans bénévolat de l’ensemble des parents, le Club ne pourrait exister. Le conseil d’administration (C.A.) du Club a déterminé que chaque famille devra réaliser un minimum de 7 jours de bénévolat (dont 2 jours en semaine) et une session de formation. Il est certain que cela est exigeant mais il ne peut y avoir d’exception. Le bon fonctionnement du Club en dépend.
Les journées de bénévolats sont choisies obligatoirement en personne lors d’une des 2 journées d’enregistrement. Le Club exige un dépôt de 500$ aux nouveaux membres en garantie d’implication de bénévolat. Ce dépôt est remboursable aux membres lorsqu’ils quittent le Club définitivement. Cette demande de remboursement est facultative: Vous avez le choix de la laisser au club en forme de don ou d’en faire la demande dans les 6 mois qui suivent le départ de tous vos enfants. Un athlète dont la famille ne réalise pas le bénévolat demandé pourra se voir refuser l’inscription la saison suivante.
Merci pour votre implication.
Le fonctionnement et l’existence du Club de ski Mont Tremblant reposent sur l’implication des parents. Sans le bénévolat de l’ensemble des parents, le Club de ski ne pourrait exister et le Club de ski ne pourrait tenir des courses de niveau régional, provincial, national et international sanctionnées par la F.I.S.. L’organisation de ces courses demande un nombre important de bénévoles et d’officiels. C’est un privilège pour nos jeunes que de pouvoir tenir des courses de ce niveau. La politique de bénévolat vise à réaliser des courses de qualité en s’assurant d’avoir un nombre optimal de personnes afin de tenir des courses avec un haut standard de sécurité lors de ces course. Cette politique vise aussi à assurer une équité entre les familles membres du Club de ski Mont Tremblant.
Objectifs de la Politique de bénévolat :
L’implication de chaque parent permets de garder les frais de réalisation de course à un minimum.
Le bénévolat est aussi une façon de socialiser avec les autres parents du club et de mieux connaitre toutes les familles du club tout en donnant un exemple d’implication à nos enfants.
Nous invitons les familles à s’impliquer volontairement à toutes les activités du club contribuant ainsi à son succès.
Reconnaissance du travail des bénévoles :
Le Club tient à reconnaitre la contribution essentielle de chaque membre. Le club désire supporter le bénévolat de chacun en assurant la formation nécessaire et la reconnaissance du travail effectué.
A cet effet des formations seront offertes aux membres pour mieux les préparer aux différentes tâches de bénévolat du club.
Début des formations – Dryland
La formation officiel 1 est obligatoire pour tous et bien entendu nous vous encourageons à poursuivre vers Officiel 2.
Contribution des familles
Avant de pouvoir procéder à l’inscription de votre enfant au Club de ski Tremblant, chaque famille doit d’abord avoir procéder à l’inscription de ses jours de bénévolat.
Lors du dernier conseil d’administration du Club de ski de Tremblant, le CA a estimé qu’un nombre minimal de 7 journées, dont 2 en semaine, par famille était requis afin de répondre a tous les besoins et tenir les courses assignées au Club de ski du Mont Tremblant.
Processus de choix des postes et Postes réservés :
Comme l’objectif principal du club de ski Mont Tremblant est de former nos jeunes à la compétition de ski, la plupart des besoins en bénévolat du club de ski sont sur la neige lors de la tenue de course de ski. Vous trouverez une brève description des postes de bénévolats nécessaires sur la neige et les postes hors neige sur les onglets ci-bas.
Certains postes requièrent des qualifications particulières (Niveau officiel 1, 2, 3 et 4). Pour cette raison certains postes ont déjà été alloués avant l’ouverture du processus d’inscription de Time to Sign Up (TTSU).
-Directeur d`épreuve
-Secrétaire de course
-Chef de piste
-Chef des juges de portes
-Chef au départ
-Chef a l’arrivée
-Responsable de l’équipement
Certains postes peuvent aussi avoir été alloués en fonction d’autres critères.
Exemple: Responsable de l’encan
Si vous avez un intérêt pour ces postes pour la saison 2017-2018, veuillez aviser la personne responsable du bénévolat le plus rapidement possible. Des possibilités de ‘shadowing’ (apprentissage en accompagnement) sont offertes pour la saison en cours afin d’assurer la relève pour la prochaine saison. isabellereid@bell.net
Remplacement :
Il est impératif de respecter les engagements pris lors de l’inscription d’une journée de bénévolat sur Time To Sign Up (TTSU).
Dans l’éventualité où il y aurait un empêchement, il est du devoir de chaque famille de trouver un remplaçant. Il est de la responsabilité de chaque membre de s’assurer que son remplaçant a les qualités requises pour effectuer son remplacement et de valider le nom du remplaçant avec la personne responsable du bénévolat isabellereid@bell.net
Lorsqu’une inscription a été faite dans le système TTSU, aucune modification ne peut être effectuée par le membre. Dans un cas majeur, une demande expresse faite par courriel à la personne responsable du bénévolat (Isabelle Reid) doit lui être envoyée.
Nous sommes à établir des listes de ressources disponibles afin de faciliter les remplacements. Ce processus sera élaboré au cours de la saison 2016-2017. Veuillez informer la responsable du bénévolat de votre intérêt pour être une ressource disponible sur cette liste ou si connaissez quelqu’un qui pourrait avoir un intérêt à inscrire son nom sur cette liste.
Respect de la Politique et Équité
La politique de bénévolat vise à assurer la réalisation de couses de qualité tout en assurant de respecter le principe d’équité entre les familles du club.
En cas de non respect de ces règles, le conseil d’administration ,approuver par le CA pourra charger $200 par jour non accomplies .Le Conseil d’administration se réserve aussi la discrétion de refuser l`accès au club à une famille en faute consécutive de non-participation au bénévolat.
1) Visualiser le calendrier de Course, les événements du Club de ski et autres postes :
à venir
2) Vérifier vote propre calendrier personnel et vérifier les possibles conflits de courses si vous avez plusieurs enfants (Calendrier Provisoire)
3)# de famille ici (à venir), il sera nécessaire pour faire votre inscription sur Time To Sign Up
Procédure Time To Sign Up (TTSU)
1) Cliquer sur le lien https://www.timetosignup.com/trskiclub/
2) Visualiser les postes des courses et les postes hors course qui vous intéressent.
Lorsque vous aurez fait votre choix, Cliquer sur le poste qui vous intéresse.
Cocher vous inscrire et faire (Enter)
3) Inscrivez votre :
Nom
Prénom
Numéro de famille
Courriel
Numéro de téléphone
4) Pour revenir au menu des activités : re-cliquez, sur Formulaires des inscriptions par Club Tremblant
5) Refaire le processus 2, 3 et 4 jusqu’à ce qui vous ayez choisi 7 journées de bénévolat au TOTAL dont 2 journées de semaine.
6) Vous recevrez une confirmation de votre inscription PAR COURRIEL POUR CHAQUE POSTE. Veuillez faire imprimer 2 COPIES de vos confirmations. Vous en aurez besoin pour procéder à l’inscription de votre enfant lors des journées d’inscription au club.
CONSERVER TOUS LES EMAIL de confirmation reçus. Ils vous serviront lorsque vous aurez besoin d’y référer. Il n’y aura pas d’autres moyens pour vous d’avoir accès à vos journées de bénévolat confirmées à moins de visualiser chaque course sur Time To Sign Up.
1er choisi = 1er inscrit!
IMPORTANT : Une fois inscrit vous ne pourrez-vous désinscrire Pour annuler une inscription, vous devez faire parvenir un courriel à la personne responsable du bénévolat : Isabelle Reid isabellereid@bell.net.
Merci de votre implication!